8. számlázási kérdés:
Mi az az előlegszámla, mikor kell ilyet kiállítanom?
.
Válasz:
Gyakran előfordul, hogy előre kérünk el egy munkára vagy egy termékre pénzt, még azelőtt, hogy a terméket vagy a munkát átadnánk (azaz mielőtt teljesítettnek fogadná el azt mindkét fél). Az előleg bankszámlán történő jóváírásakor vagy a készpénz kézhezvételekor előlegszámla kiállítási kötelezettségünk keletkezik (nekünk, szállítóknak). Az előlegszámla kiállítása mindig időben a pénz kézhezvételét/jóváírását követően történik, ily módon tehát éppen ellentétes a hagyományos sorrenddel, amikor is először kiállítjuk a számlát, majd várjuk, hogy beérkezzen a pénz. Az előlegszámla jelentése: “pénzt kaptam ekkor és ekkor, de mindenféle teljesítés nélkül”.
Az előlegszámla kiállításának szabályai, paraméterei:
teljesítés dátuma: a pénz jóváírásának (kézhezvételének) napja
keltezés (kiállítás dátuma): a számla kitöltésének dátuma (a teljesítési dátumot követő legkésőbb 15. napon kiállítandó az előlegszámla is, de ez egy legutolsó határidő, valójában haladéktalanul ki kell állítani a kapott előlegről a számlát!)
fizetési határidő: mivel már megkaptuk a pénzt, értelmetlen kitölteni, valójában bármi szerepelhet itt
megnevezés: mindenképp utaljunk annak a tényére, hogy itt előleg átvétele történt, nem pedig teljesítés, de nevezzük meg azt is, hogy mire kaptuk az előleget (termék, szolgáltatás)
áfa: az átvett előleget úgy kell tekinteni, mintha azzal egy arányos áfát is átvettünk volna, tehát a kiszámlázandó szolgáltatásra/termékre jellemző áfa kulcs használatával kell kiállítani a számlát, az átvett összeg a bruttó összeg, amely tartalmazza a nettó összeget valamint az áfát is (ha a kiszámlázandó termék vagy szolgáltatás mentes az adó alól, akkor az előleg is mentes az adó alól)
az előlegszámla bruttó (azaz ha volt áfa, áfával együtt számolt) végösszege: meg kell egyezzen a kapott/jóváírt összeggel.
Mi történik, amikor elkészülök a munkával / átadásra kerül a termék?
Ekkor jött el az ideje annak, hogy kiszámlázzuk az elvégzett munkánkat, feltéve, hogy tényleg teljesítve lett a megrendelt munka/át lett adva a termék, azaz megtörténik a teljesítés. Ha kaptunk előleget rá korábban (amiről előlegszámlát adtunk ki), akkor az eddigi előlegszámlákat “mínuszolnunk kell”, azaz meg kell történnie az eddigi előlegek vételárba történő beszámításának. Így a most kiállítandó “végszámlán” legalább két sor kell szerepeljen: egyszer a kialkudott árral számolt teljes eladási ár, másodszor az eddigi előlegszámla/előlegszámlák (kapott pénz(ek)) tételei mínusz számokkal szerepeltetve (a hozzájuk tartozó áfa is mínusz összegű), így a “végszámla” bruttó (áfás) végösszege nem más, mint a maradék fizetendő összeg. Technikailag megoldható az is, hogy az eladási ár és a beszámítandó előlegek két külön számlán kerülnek kiállításra.
Nézzünk egy példát!
Vevőnk megrendel tőlünk egy kerti medencét 400.000 Ft+25% áfa=500.000 Ft áron 2010.12.01-én. A szerződésünk értelmében a megrendeléskor 100.000 Ft összegű előleget kell a vevőnek készpénzben vagy átutalva átadnia számunkra. A maradék összeget a kiszállítás és telepítés elkészültekor köteles megfizetni készpénzben vagy átutalással.
1.) A vevőnk 2010.12.05-én elutalja a 100.000 Ft előleget a bankszámlánkra, amely a bankszámlánkon 2010.12.06-án jelenik meg jóváírásként.
2.) A jóváírást 2010.12.10-én észleljük, és azonnal kiállítjuk az előlegszámlát. A számla 25% áfát kell, hogy tartalmazzon, tehát 100.000 / 1,25 = 80.000 Ft előleget kaptunk, amely után 25%=20.000 Ft áfa befizetési kötelezettségünk is keletkezik, tehát az előlegszámla paraméterei:
teljesítés dátuma: 2010.12.06 (jóváírás napja)
számla kelte: 2010.12.10
fizetési határidő: -
megnevezés: “kerti medence előleg”
összeg: 80.000 Ft+ (25%) 20.000 Ft áfa = 100.000 Ft fizetendő, ez lesz az előlegszámla végösszege
3.) 2011.01.10-én elkészülünk a medencével, és annak installálásával is. A vevőnk megígéri, hogy a maradék 400.000 Ft összeget 1 héten belül elutalja számunkra.
4.) 2011.01.11-én kiállítjuk a “végszámlát”, a következőképpen:
teljesítés dátuma: 2011.01.10
számla kelte: 2011.01.11
fizetési határidő: 2011.01.18.
megnevezés és összegek két sorban:
1. kerti medence 400.000 + (25%) 100.000 áfa = 500.000 Ft
2. előlegszámla beszámítása (ha lehet, hivatkozzunk az előlegszámla sorszámára): -80.000 – (25%) 20.000 áfa = -100.000 Ft
végszámla végösszege: 320.000 Ft + (25%) 80.000 Ft áfa = 400.000 Ft fizetendő
Vegyük észre a következő két fontos momentumot:
- előlegeknél és az előlegszámlánál nincs kockázata annak, hogy nem fizet a vevő, hiszen ekkor a számlakiállítást megelőzi a pénz beérkezése (a “hagyományos” számlával ellentétben)
- ha 2011-ben már más áfa kulcs lett volna érvényben, mint 2010-ben, akkor a maradék összegre már a 2011. évi áfa kulcs szerint kell kiállítani a számlát (az előleg “visszamínuszolása”, azaz beszámítása az eredeti, 2010-es áfa kulccsal számolandó, míg a teljes vételár kiszámlázása már az új, 2011-es áfa kulcs szerint állítódna ki), azaz ha például 2011-ben 27%-os lenne az áfa, akkor a végszámlán a következő két tételsor szerepelne: 400.000 Ft + (27%) 108.000 Ft áfa = 508.000 Ft, mínusz -80.000 Ft – (25%) 20.000 Ft áfa = -100.000 Ft, végösszeg: fizetendő 408.000 Ft.
Számviteli elszámolások:
Amíg nincs teljesítés, addig nincs “végszámla”, csak előlegszámla (előlegszámlák) van(nak). Az előleg jelentése, hogy ezzel a pénzzel a vevőnknek mindaddig tartozunk, amíg nem készülünk el azzal, amit megrendelt tőlünk. Ily módon az előleg egy rövid lejáratú egyéb kötelezettségként jelenik meg a könyveinkben, és akkor fordul át bevétellé, amikor az előleg elszámolttá válik, azaz teljesítetté válik a termék/szolgáltatás. Ekkor a kötelezettség eltűnik, és lesz belőle bevétel. Fenti példánkban a medencével kapcsolatosan 2010-ben még nem mutathat ki cégünk bevételt (helyett a kapott előlegnek megfelelő kötelezettséget), a bevétel teljes egésze csak a 2011-es számviteli beszámolóban fog megjelenni (és eltűnni a kötelezettség).
Vissza a számlázási kérdések tartalomjegyzékéhez
Szóljon hozzá Ön is!